Comte rendu de la réunion de bureau du 31/08/06

Compte rendu de la réunion du bureau du TCMB-CSAM, le 29 Mai 2006.
1. Participants:
C'est sous la présidence de Philippe Convert, que le bureau du TCMB-CSAM s'est réuni.
Les membres du bureau convoqués à la réunion étaient:
Gérard André: Vice-président
Grégory Galant : Directeur sportif *
Rémy Merlet : École de Tennis *
Christian Mauguen : Trésorier
Annie Cheron: Mini tennis
Joseph Roudaut : Tennis Entreprise FFT*
Pierre Roudaut : Logistique*
Brice Tellier: Directeur sportif adjoint
Henri Bouilliol: Secrétaire, rapporteur de séance*

Un astérisque repère les membres présents, les autres étant excusés.

2. L'ordre du jour prévisionnel de la réunion se proposait de jeter les bases de l'organisation du club pour l'année tennistique 2007, et plus particulièrement, dans l’immédiat :
2.1 - d’établir le programme de la permanence à assurer au forum du 9 Septembre.
Ce programme est organisé de sorte que trois personnes, dont un enseignant école, soient présentes sur chaque créneau horaire.

Séance du matin, de 10 h à 12 h 30:
Annie CHERON, Joseph ROUDAUT, Sébastien CRAVEUR

Début après midi , de 13 h 30 à 16 heures:
Philippe Le BIAN, Pierre ROUDAUT, Brice TELLIER.

Fin après midi, de 16 h à 18h30:
Rémy MERLET, Henri BOUILLIOL, Jean-Charles DEPREZ

2.2 - Dans le cadre de la préparation du forum j’ai fait parvenir au CSAM une plaquette d’informations promotionnelles sur le Tennis club, à l’attention des adhérents potentiels nouveaux.

Il convient de vérifier auprès du CSAM que tout est prêt pour le forum:
-feuille relative aux tarifs des inscriptions,
-plaquette promotionnelle,
-emploi du temps des courts pour l'école de tennis, (indication utile au parents).
-télé et magnétoscope pour passer des cassettes relatives au tennis. (à voir, où sont stockées les cassettes).
La vérification de ces points est confiée au secrétaire.

Joseph de son coté, passera au CD pour se faire délivrer des posters relatifs au tennis à afficher pendant le forum.

La mise à jour du listing des adhérents à partir des feuilles d'inscription revêt une importance capitale car en découle la fiabilité de nos informations pour le site de réservation comme pour l'école de tennis, les équipes jeunes, le bilan financier... Etc.
Il convient d’insister auprès du CSAM sur ce point à conserver en ligne de mire lors des inscriptions. (Action secrétaire).

3- Questions diverses.

3.1- Une nouvelle procédure est mise en place au niveau du CSAM pour les achats de la saison tennistique 2007 : une AED (autorisation d'engagement de dépense) sera obligatoire pour certains achats.
Ces achats concernent le matériel comme les balles, les coupes, les filets...
Pour tout ce qui concerne les AED, notre seul interlocuteur auprès du CSAM est le trésorier du club, qui aura la charge de les définir avant de les présenter au trésorier du CSAM.

3.2- Pour suivre les compétitions des équipes jeunes il est paru souhaitable de soulager la tâche du directeur sportif en confiant ce rôle à un parent dynamique dont les enfants jouent en compétition. La désignation de Christophe AUTRET qui présente le profil idoine pour ce poste a été proposée au comité directeur qui a unanimement approuvé ce choix.

3.3- Défraiement des initiateurs:
Le bureau a répété que les initiateurs seraient défrayés sur leur demande en fonction des horaires qu’ils assurent.

3.4- Début des Inscriptions 2007
Le CSAM prendra les inscriptions dès le 4 Septembre. Toutefois, en ce qui concerne les jeunes qui auraient des difficultés à concilier leurs diverses activités et les créneaux horaires proposés, les inscriptions ne seront “validées” que début octobre quand tous les cours seront définis par leur liste d’élèves.