Compte rendu de réunion du bureau le 14 01 2011

TCMB- Réunion de bureau du Vendredi 14 Janvier 2011

1- Participants

Philippe CONVERT, Président
Gérard ANDRÉ, Vice président
Rémy MERLET, Chargé de l'école de tennis
Pierre ROUDAUT, infrastructures
Annie CHERON, Mini tennis
Jean et Danielle CADOUR, Organisateurs des festivités.
Henri BOUILLIOL, Secrétaire-Administrateur, rapporteur de séance.

2- Ordre du jour
L'ordre du jour était préalablement défini par le président dans les termes suivants:
La coupe d'Europe approche à grands pas.
Sans attendre la prochaine réunion avec le CD29 et pour nous permettre de préparer au mieux cette coupe d'Europe je vous propose de nous retrouver le vendredi 14 janvier à 11H00 pour une réunion de bureau, élargie à toutes les bonnes volontés identifiées pour nous épauler à cette occasion.
On pourra bien sûr déborder sur d'autres sujets, mais c'est là l'objet principal de cette réunion. Désolé de vous bousculer ainsi...
3- Coupe d'Europe
3.1- Généralités
Le TCMB a été sollicité par le CD29 pour l'organisation de le Coupe d'Europe des jeunes filles de 15/16 ans. Il s'agit d'une organisation assez volumineuse qui impliquera beaucoup de monde au sein du club.
Elle débutera le 4 février mais monopolisera du personnel d'organisation dès le jeudi 3 pour accompagner les joueuses et leur coach depuis leur arrivée à l'aéroport (ou à la gare? Ce point sera précisé ultérieurement, lorsque les équipes auront fait connaître leurs horaires de manière précise).
8 équipes de jeunes filles de 15/16 ans participent à cette compétition, représentantes des pays suivants:
Allemagne, Autriche, Danemark, Moldavie, Roumanie, Suède, Suisse et France. Chaque équipe comprenant 4 joueuses (dont une remplaçante) et un coach.
Chaque rencontre se compose de deux simples et d'un double avec possibilité de joueuses de simple jouant en double.
L'ensemble de 32 joueuses + 8 coaches, est à héberger. Gérard a obtenu le concours du foyer du marin pour cet hébergement qui inclura les repas du soir.
Le transport nécessaire entre aéroport, foyer du marin et Bergot, a été réglé avec la marine qui fournira les 8 minicars nécessaires.
Les voitures sont nécessaires pour prendre en charge les équipes et un bénévole « conducteur » suivra son équipe pour tous ses déplacements. Il nous faudra définir un « plan de roulage ».
Vendredi 4, chaque conducteur bénévole sera au cercle à la récupération de son équipe pour l'amener au Bergot, et commencera pour lui une présence permanente jusqu'au retour du soir.
Les repas du midi se prendront à la salle de réception du CSAM sur le site du Bergot, un traiteur est chargé d'un contrat d'alimentation qu'il devra satisfaire les 4, 5 et 6 février, en livrant sa production dans cette salle. Danièle et Jean Cadour veilleront, au nom du bureau, à l'organisation générale dans cette salle.
Organisation de la restauration dans la salle du Bergot:
50 personnes seront à alimenter (à étudier de près, ce nombre n'est qu'un point de départ) On peut se demander si un réajustement aux alentour de 100 ne serait pas plus honnête compte tenu de la nécessité d'avoir des arbitres de lignes à poste au Bergot.
Le juge arbitre fourni par la FFT reste à la charge de celle-ci mais il pourrait bénéficier sur sa demande d'un hébergement au foyer.
Les matches prendront place les samedi 5 et dimanche 6 et autant que possible le vendredi en fonction des horaires d'arrivée de chaque équipe.
Tous les matches seront arbitrés. le CD prévoit la réquisition des arbitres et le paiement correspondant. Il y a lieu d'ajouter des juges de lignes (4 par terrain de préférence, ou 3 au minimum).
Ramasseurs de balles à prévoir pour la finale, appel à faire auprès des jeunes du club...
Samedi soir à l'espace Oasis, les bénévoles de l'organisation sont invités à la soirée crêpes, avec tous les partenaires de la coupe d'Europe, dont municipalité, fournisseurs…
Achats nécessaires de jus de fruits, coca… Il faudra des préposés au bar. Les joueuses des équipes auront des bons de boisson qu'on pourra présenter au CD29 pour remboursement ultérieur.
Une question est débattue: Doit on prévoir une vente de bières pour les spectateurs? Une réponse retient un consensus: Oui, mais 2 fois plus cher que les jus de fruits.
Propreté et commodités:
Vestiaires liés au logement gardien à réserver pour les joueuses.
Un service de kinés avait été obtenu sur un accord préalable des kinés du club, mais des problèmes sont survenus qui nous ont amenés à ne pas être en mesure de fournir cette prestation.
Publicité: Le CD éditera une affiche et fera paraître les articles qui conviennent dans les médias locaux.
Parking spectateurs sur le terrain de foot >> Affichage d'orientation à prévoir.
Une réunion de bureau aura lieu lundi 31, 11:00 pour ultime mise au point.
3.2- Mise en état des terrains
Nettoyage des courts jeudi 3 dans la matinée. Faire appel aux TGV. Rendez-vous à 9 heures pour nettoyage approfondi des courts, offrir un réconfort en récompense de l'effort.
Pique nique ensuite pour ceux qui le souhaitent (avec participation).
Remplacement des filets à assurer à cette occasion.
Pavillons des états participants à installer ? Question en attente de réponse.
3.3- regarder de près les points suivants:
Grenns : Éclairage un peu juste; quelques lampes ne s' allument pas.
Quicks : Ces courts serviront de court d'échauffement. la minuterie du Quick 2 est inopérante; le court reste allumé....par contre, celle du 1 fonctionne.
4- Questions diverses
L'équipe TGV +70-2 compte un « mercenaire » dans son effectif : Le capitaine de l'équipe souhaite pouvoir utiliser son nom sur Balle jaune lorsqu'un entraînement de l'équipe est organisé... Accord du bureau pour l'inscrire sur le site.
Heures administratives d'Isabelle, on peut maintenant passer à 3 heures par mois au lieu des 4 du début d'année.
Pierrick BAUCHE (ligue de Bretagne) à recontacter pour lancer l'utilisation d'ADOC au TCMB. Action HB.