compte rendu du bureau le 18 03 06

Compte rendu de Réunion du bureau du TCMB, le 18 Mars 2006.

1. Participants:
étaient convoqués à cette réunion:
Philippe Convert : Président*
Philippe Le Bian : Vice-président*
Gérard André: Directeur sportif *
Rémy Merlet : École de Tennis*
Christian Mauguen : Trésorier
Annie Cheron: Mini tennis*
Joseph Roudaut : Tennis Entreprise FFT*
Pierre Roudaut : Logistique*
Grégory Galant : Dir. sportif adjoint
Henri Bouilliol: Secrétaire, rapporteur de séance*

Un astérisque repère les membres présents.

2. Ordre du jour:

L'ordre du jour prévisionnel était le suivant:
-mise à jour sur ballejaune des réservations systématiques (cours, école de tennis, entraînements...)
-tournoi interne
-prêt des courts au CD 29 (vétérans et jeunes)
-stages de pâques
-travaux sur les greens
-défraiement des bénévoles.
-TV et radio
-pot de fin de saison pour les équipes.

3. Réservation électronique-Mise à jour du site ballejaune.
L'essentiel est fait pour clarifier les réservations pour entraînement. Il était nécessaire, pour des raisons de transparence de l'action du bureau, que les réservations pour entraînement mentionnent les bénéficiaires de ces entraînements. Il sera de ce fait plus facile de vérifier pour tout à chacun que ces réservations sont faites à bon escient... C'est à dire que les courts soient bien occupés par les joueurs concernés.

Un léger bug de balle jaune a été noté qui empêchait deux animateurs de retenir un court pour jouer ensembles. Pour éviter cet inconvénient les animateurs seront inscrits en tant qu'adhérents avec les mêmes règles que les autres adhérents. Mais pour pouvoir jouer leur rôle d'animateur, ils seront inscrits sous un nom différent (une simple inversion du binôme nom-prénom suffira dans ce cas à distinguer les deux rôles.)

Pour assurer une permanence du rôle d'administrateur du club sur ballejaune, la désignation d'un administrateur adjoint est examinée en réunion. Le secrétaire du club assurera ce rôle. Action auprès du webmaster de ballejaune: vice président

Autre action du vice président à voir avec le webmaster de ballejaune: Il ne faut pas qu'une réservation à long terme effectuée au nom d'un adhérent pour son championnat individuel l'empêche de jouer en loisir pour un entraînement.
Cette modification a été prise en compte. Le rajout d'une fenêtre située sur la page d'accueil spécifique aux animateurs permet maintenant à ceux-ci de réserver deux heures pour le championnat individuel d'un adhérent sans que cette réservation ne vienne empêcher cet adhérent de jouer en loisir en l'attente de son match de championnat.

La page d'accueil des ordinateurs des club houses devrait être celle du site du club et non sur celle de ballejaune ceci permettrait une information ponctuelle de l'adhérent avant réservation. comme par exemple une modification du règlement ou l'information relative à des travaux sur les courts.

Faut-il ouvrir le site sur le règlement des réservations quand un adhérent se connecte? On peut noter que sur le plan informatique ceci reste possible mais se heurte au temps de connexion des adhérents en RTC, cette solution pourrait être mal vue. Le règlement se trouve sur le site du club et sur le forum.

Il convient de modifier le règlement des réservations pour autoriser un walk over sur la réservation pour le cas d'adhérents ayant réservé qui ne se présentent pas sur les courts.
La temporisation est dans ce cas de 15 mn il devient alors nécessaire à d'autres adhérents souhaitant jouer de poser leur carte sur le tableau de réservation. Action secrétaire pour modification du règlement.

Ordinateurs des club houses.
L'achat d'ordinateurs plus rapides que ceux de nos club houses peut être limité aux seules unités centrales.
Décision d'achat vraisemblablement positive sous réserve de l'accord du CSAM qui sera sollicité par notre président.
La recherche d'une solution à partir de l'action d'un assembleur local est de la responsabilité du vice président qui se charge de cette prospection.

"Invitations".
Le paiement des réservation d'invités est normalement du ressort de l'inviteur.
Compte tenu de la méconnaissance du règlement des réservations par les adhérents, et des réservations d'invités effectuées par un manque de connaissance approfondie du principe de la réservation électronique, les réservations invités utilisées depuis le démarrage de ballejaune ne seront pas comptabilisées pour un paiement par l'inviteur.
Seules les invitations faite à partir du 20 Mars généreront une demande de paiement de l'invitant.
On demandera (action secrétaire) au CSAM de ne plus vendre de jetons de réservation dont la comptabilité est opaque vue du bureau, pour éviter une double présentation de facture...

4. Prêts des courts.

Les 4 greens reçoivent les phases finales du championnat du Finistère des Vétérans le week end des 8 et 9 avril à partir du vendredi 13h30. Il conviendra de reporter sur les quicks les entraînement de ces journées et d'éviter de programmer des compétitions ce week end (cas des vétérans +35 et +45 dont les compétitions commencent début Avril.)

Par ailleurs le club prête ponctuellement ses installations pour les phases finales du championnats du Finistère "jeunes" le 7 mai. Le 4 Greens et les 2 Quicks du Bergot seront donc utilisés ce jour là.
Action du secrétaire: Établir une correspondance pour officialiser ces prêts auprès du CD 29.
C'est Joseph Roudaut qui prend à sa charge le prêt des courts pour le Tennis entreprise.

5. -Tournoi

Le tournoi interne se déroulera du lundi 29 mai au 24 Juin date des finales et de la barbecue party. Le tournoi étant homologué une participation de 5 € pour les adultes ou 3€ pour les jeunes sera demandée aux participants.
Cette "aumône" tiendra lieu de droit de participation à la "barbecue party" qui clôturera le tournoi, dont le droit d'entrée sera aussi de 5€ pour les non inscrits au tournoi.

6. Travaux sur les greens

Les travaux initialement prévus lors des vacances de Février ont été reportés sur les grandes vacances en début juillet. Dans ces condition Sébastien Craveur pourra organiser un stage "jeunes" pendant les vacances de Pâques.

7. défraiement des bénévoles.

Rémy Merlet a établi un document de travail sur le sujet, lequel a été avalisé par le bureau. Ce document, dont Rémy achève la mise au point résultant des discussions de la présente réunion de bureau, sera incorporé au site du club où il pourra être lu.

8. Questions diverses.

Site du club.
Le site du club commence à être opérationnel. Il comprend maintenant un forum subdivisé en quatre chapitres:
-"Recherche de partenaires"
-"Informations relatives au club"
-"info tennis"
-"F.A.Q." Foire aux questions ou "frequent asked questions"
Ce forum est modéré pour éviter que n'y apparaissent des plaisanteries douteuses. Il faut donc s'identifier avant de pouvoir y poster, l'autorisation n'étant accordée qu'aux adhérents du club. Les modérateurs sont le webmaster du site et le secrétaire du club. Je rappelle l'adresse du site:
http://tennis.club.marine.free.fr

Club house des quick.
Le club house a été utilisé pour une festivité, vraisemblablement par une autre section du CSAM sans que la propreté résultante n'ait été assurée.

Règlement du club.
Définition du règlement du TCMB-CSAM. Il convient de définir le mode de fonctionnement de la section tennis à partir du règlement du CSAM.
Rémy rédige la partie école.
Mais chacun peut y réfléchir dans son domaine de compétence et présenter ses cogitations au secrétaire pour centralisation.

Ex local camping de l'USAM.
L'ex local camping devrait pouvoir être récupéré pour le tennis: son avantage est sa présence dans le bâtiment des quicks au Bergot. Cette "récupération" mérite une veille sans faille à surveiller lors des divers aménagements.
Après enquête du président on apprend que ce local est destiné à la future équipe INFRA (4-5 ouvriers) qui devraient être implantée sur le site du Bergot.

Pancarte Tennis.
Le tableau identifiant l'USAM tennis sur le bâtiment des courts intérieurs a été déposé et mis de coté dans un des locaux "tennis". On devrait pouvoir le récupérer pour donner une indication et montrer ainsi aux "invités" qu'ils sont bien sur des courts appartenant au TCMB-CSAM. Il conviendra de le modifier pour faire apparaître ce sigle.
Action Pierre.

Parking de Mostaganem.
Peut-on réglementer l'accès pour y éviter les parkings "permanents"?
Dans l'immédiat on prévoit, dès l'arrivée des beaux jours, une chaîne pour éviter le stationnement sur la zone du mur d'entraînement.

École de tennis.
Rémy prépare un état des lieux relatif à l'école de tennis, pour que l'organisation des cours soient mieux gérée l'an prochain.

Pré inscriptions 2007.
Voir avec le trésorier du CSAM les règles d'engagement des équipes pour l'an prochain. Il conviendrait que les joueurs potentiels dans les diverses équipes s'engagent y compris financièrement, pour qu'on soit fondé à comptabiliser le nombre d'équipes à engager.
Les dossiers de pré inscription doivent comprendre le certificat médical.
Réunion bilan à effectuer pour chaque catégorie d'équipes ayant achevé les compétitions de l'année tennistique.
Une première réunion seniors / vétérans aura lieu le Vendredi 14 Avril à 18 h.
Des réunions équivalentes pour les jeunes et pour les vétérans n'ayant pas à ce jour achevé leur programme de rencontres seront organisées ultérieurement.

On a noté de plus:
Les radio et télévision du club house sont à "rénover". Action Rémy. A ce titre, le crédit ouvert pour l'achat d'une mini-chaîne et d'un décodeur TNT est de l'ordre de 150 €.
Filets à remplacer: Il en faut au minimum 3. Action Gérard.
Panneau de score: Un panneau est à remplacer sur le court G1.
Serrure à carte en réparation pour mosta: action en cours auprès des TM.
Chaises d'arbitre à réparer ou réapprovisionner de préférence avant le WE du 8 Avril.
Henri Bouilliol, secrétaire rapporteur de séance.